El año 2020 nos recordó que el mundo en el que nos desenvolvemos es mucho más volátil, incierto y cambiante de lo que imaginábamos, que somos parte de un sistema extremadamente interconectado y que los cambios externos pueden impactar significativamente en nuestros planes. Si bien, desde la sociedad civil organizada estamos acostumbradas a trabajar en contextos de alta incertidumbre y hemos desarrollado una capacidad enorme para afrontar los retos asociados al cambio en las normativas que rigen a las organizaciones de la sociedad civil, mismas que se han traducido en el incrementó de la carga administrativa y el estrés organizacional de perder el estatus de donatarias autorizadas o en la posibilidad de recibir multas por parte de la autoridad fiscal; al cambio en las prioridades de donantes nacionales e internacionales que han aumentado los desafíos para acceder a financiamiento, por mencionar solo algunas; la velocidad de los cambios que tuvimos que enfrentar como personas y organizaciones durante la pandemia y los efectos de ésta sobre nuestros equipos, además de las afectaciones operativas fue algo que no teníamos contemplado. Sin embargo, más allá de los impactos económicos y operativos que aún estamos viviendo, esta experiencia nos ha dejado muchos aprendizajes que podemos aprovechar e incorporar en nuestro día a día.
Esta esta experiencia nos enseñó que el cambio es constante y puede suceder en cualquier momento; que la flexibilidad y adaptación son las mejores formas para navegar en ambientes de incertidumbre; y que todas las organizaciones tienen el potencial de fortalecer sus capacidades y habilidades para adaptarse al cambio. Con el objetivo de contribuir a la implementación de estos aprendizajes, en los últimos años me he especializado en el estudio y puesta en práctica del enfoque de planeación adaptativa como una vía para facilitar la gestión del cambio entre las diversas formas de organización de la sociedad civil organizada. Ello me ha permitido identificar y verificar sus ventajas frente a esquemas tradicionales de planificación, por lo cual a continuación te comparto una breve reseña de sus características así como algunas recomendaciones para llevarla a la práctica dentro de tu organización o equipo de trabajo.
La principal premisa de la planeación adaptativa es que vivimos en un entorno poco predecible, en donde ocurren cambios constantes que están fuera de nuestro control. Por ello, planear adaptativamente implica identificar y prospectar los posibles cambios en el contexto para anticiparnos a ellos. En este sentido, el diseño de escenarios se posiciona como una herramienta poderosa que nos ofrece la capacidad de crear escenarios futuros y a partir de ellos identificar acciones concretas para enfrentarlos. La planeación adaptativa plantea la flexibilidad como una premisa fundamental para navegar con mayor sostenibilidad los cambios que se presentan en el entorno. Para que esto sea posible, centra su atención en el logro de objetivos y resultados. Asimismo, reconoce que la reflexión es un proceso central que ayudará a identificar las posibles alternativas y vías para responder al entorno, y la integración de aprendizajes como un paso indispensable para adaptarnos efectivamente al cambio.
Es importante resaltar que planear adaptativamente no quiere decir que reaccionaremos intuitivamente a las necesidades del momento, significa que a partir de un análisis profundo del contexto, de la proyección de escenarios futuros y de la recolección de evidencia de nuestra propia experiencia podemos prepararnos para hacer frente a los cambios. Planear adaptativamente implica un ejercicio constante de reflexión de lo que ocurre en el entorno así como una revisión constante de nuestras propias acciones, con la finalidad de incorporar los aprendizajes en nuestras prácticas cotidianas.
Los enfoques tradicionales de planificación están diseñados bajo un paradigma que no considera los cambios que pueden suceder a lo largo de la implementación de un plan, programa o proyecto. Por lo general, son metodologías que llevan a cabo ejercicios minuciosos de planeación únicamente durante la etapa de diseño y como consecuencia, tienden a sobre planificar, lo cual resulta muy costoso en términos de tiempo (los equipos suelen dedicar muchas horas a la planeación) y poco efectivos porque en la práctica posiblemente deban hacerse ajustes y los mecanismos para hacerlos resultan costosos. Planificar bajo el enfoque tradicional puede disminuir la efectividad de nuestro trabajo porque nos mantiene anclados en la re actividad en lugar de la pro actividad.
Frente a esta panorama, la planeación adaptativa se posiciona como una práctica atractiva pues nos permite:
- Fortalecer nuestra capacidad de adaptación ante los cambios
- Aprovechar la experiencia y los aprendizajes del equipo
- Disminuir la frustración de los equipos porque sus acciones estarán encaminadas en alcanzar resultados y no solamente a la implementación de tareas
- Aumentar la motivación del equipo porque visibiliza avances de resultados y rescata aprendizajes que pueden ser incorporados en las prácticas y rutinas cotidianas de la organización
Ahora que hemos revisado las ventajas de este enfoque, te comparto unos pasos muy sencillos para que los implementes en tu proceso de planeación 2024.
1.Crea una visión compartida para 2024. Los ejercicios de planeación adaptativa inician con la construcción de confianza y alineación del equipo alrededor de los resultados que se quieren alcanzar en el ciclo de trabajo. Dedicar tiempo a la construcción de un espacio seguro para el diálogo y para la generación de una visión compartida aumentará la motivación del equipo porque identificarán que sus acciones abonarán al cumplimiento de resultados transcendentales para la organización. Además, servirá para fortalecer los compromisos personales y para mejorar la colaboración dentro de los equipos de trabajo.
A) Reúne al equipo de tu organización y dedica un tiempo para que cada integrante pueda compartir alguna característica personal (puede ser un súper poder en la vida personal o profesional), su sueño o motivación para 2024. En este punto será importante que todas las personas compartan y se escuchen.
B) Reflexionen y respondan en conjunto a las siguientes preguntas:
- ¿Qué resultado queremos alcanzar como equipo al finalizar el 2024?
- ¿Por qué es importante para la organización?
Pueden escribir la visión o hacer un collage de la misma y dejarla en un lugar visible para todo el equipo durante todo el año (puede ser en la oficina o en alguna plataforma virtual a la que todo mundo tenga acceso).
2. Identifica señales de cambio en el contexto y diseña escenarios. Como hemos visto, un elemento importante de la planeación adaptativa es analizar el contexto y diseñar escenarios futuros pues permite incorporar acciones en nuestra planeación que nos permitan disminuir los riesgos y aprovechar las oportunidades del entorno.
Para analizar el contexto puedes utilizar la herramienta PESTAL y/o utilizar las siguientes preguntas para guiar tu análisis:
- ¿Hay alguna señal de cambio en el contexto? ¿Cuál?
- ¿Los cambios podrían afectar a tu organización? ¿Cómo? ¿Qué acciones podrías llevar a cabo durante el año para mitigarlos?
- ¿Hay alguna oportunidad que pueda aprovechar tu organización? ¿Cuál? ¿Qué acciones podrías hacer durante el año para aprovechara?
Al finalizar el análisis, haz una lista de todas las acciones a realizar para mitigar los riesgos y aprovechar las oportunidades.
3. Recupera evidencia y aprendizajes. Otro elemento fundamental de una planeación adaptativa es la generación de espacios de reflexión y recuperación de aprendizajes para integrarlos en los siguientes ciclos de trabajo.
Para recuperar los aprendizajes te recomiendo utilizar la herramienta de retrospectiva, a través de la cual podrás hacer un balance de los resultados obtenidos en 2023 y una reflexión profunda sobre la forma de colaboración en el equipo de trabajo para finalmente extraer aquellos aprendizajes que les permitan mejorar.
4. Integra aprendizajes. Identificar los aprendizajes es valioso en la medida que los integramos al trabajo de la organización, es decir, pasar de la reflexión a la acción. Por ello, será fundamental que tu equipo se comprometa a integrar las lecciones aprendidas durante el siguiente año o ciclo de trabajo.
Una vez que hayas identificado los aprendizajes que les dejó el 2023, puedes utilizar la herramienta de la estrella para generar y organizar las acciones a implementar durante 2024.
5. Incluye momentos específicos para evaluar los resultados del plan 2024. Como hemos visto, la planeación adaptativa es dinámica por lo cual la revisión de los resultados de lo planeado contra lo alcanzado debe realizarse periódicamente para tener la capacidad de respuesta y no esperar hasta que termine el año. En este sentido, será importante que establezcan y acuerden los momentos en los cuales harán una revisión de resultados (por lo menos cada 6 meses) y establezcan estas actividades dentro de su plan 2024, pues las actividades no visibilizadas son acciones no realizadas.
6. Elabora tu plan para 2024. No te olvides de incluir en tu plan todas las acciones identificadas en los ejercicios anteriores, este paso es fundamental pues será la única forma de asegurar que tu organización aprovechará las oportunidades y disminuirá los riesgos que se puedan presentar durante el año, y también incluirá acciones para mejorar la colaboración y para usar eficientemente los recursos humanos de la organización.
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